Qué es un Kardex y cómo ayuda en la venta de productos de consumo masivo
Para las empresas y tiendas enfocadas en la distribución y ventas de productos de consumo masivo, controlar que entra y sale de su inventario es fundamental para su funcionamiento óptimo. Para ello, el Kardex es una herramienta perfecta porque administrar sistemáticamente la mercancía que un negocio tiene en su almacén. Gracias a que funciona como un documento que se enfoca principalmente en los movimientos, entradas y salidas de los productos en el inventario.
¿Qué es un Kardex?
El Kardex es un documento administrativo de control, en el que se realiza el registro de todos los cambios que suceden con los bienes, materia prima o productos de la empresa. Al estar estructurado para llevar un seguimiento de cada producto, permite conocer rápidamente la información sobre las existencias de mercancía en un almacén o punto de venta.
Esta herramienta se crea a partir del seguimiento del inventario, registrando datos generales de los productos, como cantidades, valores de medida y precios por unidad, para clasificarlos y filtrarlos de acuerdo a sus características. Por medio de los datos de cada producto, se lleva un control de los movimientos, rastreando entradas y salidas de cada artículo, para así poder realizar reportes del estado en general de toda la mercancía.
¿Cómo ayuda en la gestión de mi tienda o empresa de distribución?
Un Kardex o Kardex de inventario, es la herramienta que se encarga de controlar la mercancía desde sus entradas, ya sea, por compra a proveedores o devoluciones de clientes y consumidores. Asimismo, se ocupa del seguimiento a todas las salidas de mercancía relacionadas a ventas de productos e incluso identificando extravíos o robos.
El Kardex se complementa con los inventarios perpetuos o permanentes, para llevar un registro individual y constante de cada movimiento relacionado con la mercancía de la empresa. De esta manera, se logra tener mayor control, seguridad y organización del inventario en un negocio de distribución de productos de consumo masivo.
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Por medio del Kardex se puede obtener información relevante para tomar diferentes decisiones que mejoren las estrategias de ventas, la rotación de productos y la adquisición de nueva mercancía. Por ejemplo, esta herramienta permite definir los costos de ventas y el saldo exacto de los inventarios para establecer diferentes acciones tácticas que contribuyan a mejorar la productividad de la fuerza de ventas, por medio de la distribución adecuada de los recursos y mercancía.
El Kardex permite sistematizar y hacer más eficaz el seguimiento de inventarios. Pues, antes para encontrar información de un producto, debía hacerse de forma complicada y demorada. Ya que, se hacía manualmente, archivando diferentes documentos que obligaban su revisión uno a uno, para la búsqueda de datos específicos.
Gracias a la tecnología, en la actualidad existen diferentes plataformas digitales enfocadas en desarrollar plantillas para llevar a cabo el Kardex y así tener el control automático y organizado de toda la mercancía. Luego del ingreso del inventario en el sistema, automáticamente este se encargará de registrar y darle seguimiento a los movimientos de los productos para la visualización rápida por medio de reportes.
¿Qué debe tener un Kardex?
Ahora bien, dado que la función principal de un Kardex es identificar las existencias reales de cada producto y brindar información detallada de sus entradas y salidas, haciendo un seguimiento día a día, es fundamental que incluya una serie de datos para obtener la información correcta y detallada del inventario de una empresa.
Lo primero, es incluir los números que identifiquen cada producto, como los eanes y demás id que permitan filtrarlos fácilmente para conocer la información específica de un artículo.
Asimismo, se debe continuar con la información detallada del producto introduciendo el nombre con las especificaciones del artículo que permiten identificarlo. Seguidamente, se debe incluir el código de referencia del producto, SKU, un número único que ayudará a dar el seguimiento puntual en el inventario.
Luego, se debe complementar la información con los datos que permitirán saber qué ha pasado con cada producto, como fecha de entrada, fecha de salida y detalles del movimiento realizado.
Por último, están los saldos, será una lista de resultados que nos indican la cantidad exacta de cada producto luego de cada movimiento en el inventario. En el saldo se suman las entradas y se restan las salidas para dar el número correcto de las existencias de cada artículo en la mercancía.
El Kardex es una de las herramientas más funcionales para una empresa de distribución de productos de consumo masivo, pues optimiza procesos comerciales, logísticos y administrativos dándole un control sistematizado al seguimiento de tu mercancía.
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